Aperçu en ligne Simulation d'une vente Afin de vous donner un aperçu du logiciel, nous vous proposons ici quelques écrans qui simuleront les différentes étapes d'une vente. Nous allons saisir une nouvelle visite pour un client existant nommé Christian Dupont. Il va s'agir de rechercher sa fiche, de créer la nouvelle vente, d'imprimer les documents et enfin de commander les verres chez le fournisseur. Cliquez sur les images miniatures pour avoir une vue grandeur réelle des écrans de l'application.   Lancement de l'application Avant tout, nous allons démarrer le logiciel. Cela se fait comme habituellement dans Windows, en double-cliquant sur l'icône WinOptics dans l'écran du bureau. Etape 1 - Démarrage Une fois le logiciel lancé, vous arrivez dans l'écran de base de l'application, le sélecteur de fichiers. C'est le fichier des clients qui s'ouvre par défaut. Une liste apparaît avec tous les noms triés par ordre alphabétique. Cette liste, comme toutes celles du programme, peut être triée et organisée comme bon vous semble. Etape 2 - Recherche du client Nous allons commencer par rechercher notre client, monsieur "Dupont". Il suffit de taper les premières lettres du nom au clavier et l'ordinateur affiche directement l'écran de recherche. Vous pouvez taper simplement quelques lettres, le programme se positionnera dans la liste à l'endroit voulu. Il est possible d'effectuer une recherche sur n'importe quel critère (adresse, téléphone, no sécu, etc.) Etape 3 - Fiche signalétique Une fois le client sélectionné, nous allons ouvrir sa fiche. Ceci est la fiche signalétique qui contient les coordonnées du client telles que le nom, l'adresse, le téléphone, etc. Nous vérifions rapidement si les données sont toujours d'actualité depuis la dernière visite de ce client. Si par exemple, il a changé de numéro de téléphone, il suffit de remplacer le numéro existant par le nouveau, les modifications seront prises en compte automatiquement. Etape 4 - Nouvelle visite Après quoi, nous arrivons dans la fiche "optométrie". C'est ici que sont conservées toutes les visites du client. Nous voyons que M. Dupont était déjà venu le 14 novembre 2002, nous allons à présent ajouter une nouvelle visite, le logiciel nous propose la date du jour. Un écran similaire est disponible pour le gestion des lentilles de contact. Etape 5 - Introduction des données Une nouvelle fiche de visite est créée, il nous suffit de compléter les données. Il est possible de reprendre celles de la dernière visite et/ou de les modifier. Dans notre exemple, nous allons introduire de nouvelles dioptries et sélectionner les verres correspondants. Etape 6 - Sélection des verres Pour sélectionner les verres, l'ordinateur vous proposera toutes les combinaisons possibles sur base de votre tarif et des dioptries du client. Vous pouvez faire des recherches sur plusieurs critères (type, matière, indice, fournisseur etc.) et le programme vous proposera automatiquement les verres et les prix correspondants. Les tarifs actualisés de tous les fournisseurs sont disponibles dans la section "Tarifs fournisseurs" du site Internet. Etape 7 - Sélection des traitements Une fois le verre sélectionné, ici un Asphor 1.5 de BBGR, vous pouvez décider d'y adjoindre des traitements ou suppléments. Là encore, le logiciel vous proposera les combinaisons possibles et calculera le prix final. Etape 8 - Mise en commande Nous avons maintenant notre verre avec ses suppléments. Comme nous décidons de le commander, nous allons cocher la case correspondante. L'ordinateur affiche la référence fournisseur du verre et l'ajoute en commande Etape 9 - Sélection de la monture Il nous reste à sélectionner la monture. Ici, nous la choisissons via notre liste stock mais en général, il suffit de taper le code de référence (qui sera imprimé par le logiciel sur l'étiquette de la monture) pour l'obtenir immédiatement ainsi que son prix. Etape 10 - Récapitulatif de la vente Voilà, notre fiche est presque terminée et nous connaissons à présent le total de la vente : 317.98 €. Il est possible d'ajouter d'autre éléments (par exemple un étui) dans les cases "accessoires". Les articles qui seront commandés sont signalés en rouge. A ce stade, il est possible de faire une remise sur le montant total ou sur l'un ou l'autre des articles vendus. Etape 11 - Tiers payant Si vous pratiquez le tiers payant, le montant des remboursements sera indiqué (part sécu et mutuelle) et déduit du total à payer par le client. Le suivi des remboursements se fait via un écran spécifique. Etape 11 bis - Sélection des codes INAMI (Belgique) Pour la Belgique, vous avez la possibilité de sélectionner les codes INAMI correspondant aux produits vendus. Le logiciel calculera le montant des remboursements selon le code Z en vigueur. Les codes peuvent être paramétrés et ordonnés en fonction de votre utilisation. Etape 12 - Devis et Feuille de soins Il est ensuite possible d'imprimer un devis ou une demande de prise en charge pour la mutuelle ainsi que la feuille de soins (formulaire CERFA). Etape 12 bis - Attestation INAMI (Belgique) Une fois la sélection des codes effectuée, vous pouvez imprimer une attestation de fourniture INAMI officielle (Annexe 13Z). Etape 13 - Fiche atelier Nous allons maintenant imprimer la fiche atelier ainsi qu'un reçu pour le client. Différents types de documents sont possibles. Etape 14 - Impression Nous vérifions à l'écran le résultat avant de l'imprimer. La fiche atelier sera imprimée au format A5 (demi page) pour plus de facilité. Etape 15 - Encaissement Il nous reste à encaisser le montant de la vente. Dans notre cas, nous allons simplement encaisser un acompte de 50 €, le client paiera le reste lorsqu'il viendra chercher sa monture. A ce stade, les articles vendus seront automatiquement décomptés du stock. Le fichier des ventes et le journal de caisse seront eux aussi mis à jour. Etape 16 - Prise de rendez-vous Retour à la fiche de visite, la vente est terminée. Nous prenons encore rendez-vous avec le client pour la livraison de ses montures, la date est ajoutée dans l'agenda. Etape 17 - Consultation de l'agenda L'agenda est consultable à tout moment et servira à planifier au mieux vos rendez-vous. Etape 18 - Sélection des commandes A la fin de la journée, nous pouvons imprimer ou faxer les différents bons de commandes pour chaque fournisseur. Nous retrouvons la commande faite pour les verres de notre client. Etape 19 - Commandes par fax Le bon de commande est automatiquement créé. Si l'ordinateur est équipé d'un fax/modem, il peut être directement envoyé au fournisseur concerné. Les commandes envoyées peuvent être archivées et consultées ultérieurement. Etape 20 - Commandes par Internet Si vous êtes inscrit au service EDI, vous aurez la possibilité de gérer vos commandes via Internet et de dispatcher automatiquement toutes les commandes aux différents fournisseurs en un seul clic ! Voici qui termine cet aperçu. Vous voulez tester ceci par vous-même ? Rien de plus facile, il vous suffit de télécharger et installer la version de démonstration disponible gratuitement !